Cos’è la PEC, a cosa serve e come funziona la Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata o, più semplicemente, PEC, è uno strumento nato per conferire valore legale alle comunicazioni digitali. A differenza di una normale e-mail, che garantisce soltanto la trasmissione del messaggio da un server a un altro senza prove formali di avvenuta consegna, la PEC produce documenti elettronici che attestano con precisione data, ora, integrità e certificazione della consegna. Significa che, inviando un messaggio da una casella PEC a un'altra, si ottiene lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo meccanismo si regge su una serie di gestori autorizzati, vigilati dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), che hanno il compito di certificare ogni passaggio: dall'invio alla consegna, fino alla produzione delle ricevute opponibili a terzi, ovvero documenti che possono essere usati come prova in caso di controversia. La PEC, dunque, non è solo una “e-mail speciale”, ma uno strumento che consente a cittadini, imprese, professionisti e Pubbliche Amministrazioni di comunicare in modo sicuro e giuridicamente valido. Attualmente in Italia si contano oltre 16 milioni di caselle attive, segno di una diffusione sempre più capillare di questo servizio, favorita anche dagli obblighi normativi che impongono a PA, società e professionisti di dotarsi di un domicilio digitale.

Per i cittadini, invece, rimane uno strumento facoltativo ma pur sempre più utile, soprattutto grazie alla possibilità di registrarla sull'INAD, l'Indice Nazionale dei Domicili Digitali, così da ricevere notifiche ufficiali direttamente online (ad esempio nell'app IO). Per ottenere una casella basta rivolgersi a un gestore PEC accreditato come Aruba o Poste Italiane (su questa pagina trovate l'elenco aggiornato), completare la registrazione e pagare un canone annuale: da quel momento è possibile utilizzarla come una normale e-mail, con la differenza che ogni invio e consegna saranno certificati e avranno pieno valore legale.

Come funziona la PEC

Quando parliamo di PEC, parliamo di un sistema che conferisce alla semplicità dell'invio di un messaggio elettronico all'ufficialità di una comunicazione che abbia pieno valore legale. Il cuore del servizio risiede nelle ricevute: quando spedite una PEC, il vostro gestore vi invia una prima conferma di accettazione che dimostra l'avvenuto inoltro. Poi interviene il gestore del destinatario, che produce una seconda ricevuta, quella di consegna o di mancata consegna. In entrambi i casi, le informazioni contengono data e ora precise e riportano anche gli allegati, in modo che si possa dimostrare esattamente quale contenuto sia stato trasmesso. È importante notare che la consegna è considerata valida anche se il destinatario non apre la sua casella: la semplice ricezione sul server è sufficiente a rendere efficace la comunicazione.

Per comprendere chi regola questo ecosistema bisogna citare AgID, l'Agenzia per l'Italia Digitale. Questo ente pubblico non solo stabilisce le regole tecniche a cui i gestori devono attenersi, ma mantiene aggiornato l'elenco dei soggetti autorizzati e vigila costantemente sulla loro attività. AgID raccoglie anche dati sull'uso della PEC in Italia, monitorando quante caselle siano in esercizio e quanti messaggi vengano scambiati, informazioni pubblicate in formato aperto per garantire trasparenza.

Come ottenere un indirizzo PEC

Se vi state chiedendo come ottenere una casella PEC, la procedura è abbastanza semplice. Occorre scegliere un gestore tra quelli qualificati, registrarsi online o presso un punto vendita, fornire i propri dati personali e pagare il canone richiesto (in alcuni casi offerto gratuitamente per un periodo di prova limitato). Dopo l'attivazione, potrete accedere alla vostra casella tramite webmail, applicazioni dedicate o client di posta tradizionali, esattamente come accade con le e-mail comuni. La differenza sostanziale, come detto, è che ogni invio sarà certificato e avrà pieno valore legale.

Chi è obbligato ad avere una PEC

Non tutti sono obbligati a dotarsi di una PEC. Le Pubbliche Amministrazioni, i gestori di servizi pubblici, i professionisti iscritti ad albi e le imprese hanno l’obbligo normativo di possederne una e comunicarla agli elenchi ufficiali. In particolare, le aziende devono registrare il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese, mentre gli enti pubblici devono associare almeno una casella a ogni registro di protocollo. Per i cittadini, invece, la PEC è facoltativa, ma diventa particolarmente comoda se registrata sul portale INAD: così facendo si elegge un “domicilio digitale”, cioè un recapito ufficiale presso il quale ricevere comunicazioni da chiunque, comprese notifiche della Pubblica Amministrazione.

Gli elenchi disponibili, come l'INI-PEC per imprese e professionisti o l'Indice dei domicili digitali delle PA, servono a rendere facilmente reperibili gli indirizzi, semplificando la comunicazione certificata.

La PEC in numeri

Oggi in Italia sono attive circa 16,2 milioni di caselle PEC, un numero aggiornato a dicembre 2024 che dimostra quanto lo strumento sia ormai entrato nella vita quotidiana e professionale. L'evoluzione del sistema continua a essere seguita da AgID, che dal 2007 raccoglie i dati sul traffico PEC e dal 2023 lo fa con cadenza quadrimestrale. Questo monitoraggio consente di valutare l'efficienza del servizio e di accompagnarne la crescita in un contesto in cui la digitalizzazione dei processi amministrativi e professionali diventa sempre più essenziale.

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