Come tenere ordinata la casella di posta elettronica: 5 consigli utili

L'e-mail è uno strumento ampiamente utilizzato da chiunque abbia una connessione Internet. Visto l'uso massiccio che si fa della posta elettronica, il rischio che la propria casella risulti presto disordinata a causa di messaggi dalla dubbia utilità è assolutamente concreto. Ecco perché in questo articolo abbiamo deciso di condividere con voi 5 consigli e suggerimenti per mantenere la casella di posta elettronica ordinata.

1. Fate buon uso di cartelle ed etichette

Un primo suggerimento che vi diamo è quello di creare un sistema di cartelle ed etichette con l'obiettivo di andare a classificare i vari messaggi in modo ordinato. Per esempio, per quanto riguarda la vostra e-mail di lavoro, potreste realizzare cartelle per progetti specifici oppure per clienti specifici. Un'altra idea potrebbe essere quella di realizzare cartelle ad hoc per alcune tipologie di comunicazioni: per esempio potreste crearne una per le comunicazioni interne con i vostri dipendenti e una per le comunicazioni con clienti e fornitori.

2. Impostate regole e filtri

La maggior parte dei servizi di posta elettronica permette di impostare regole e filtri per gestire automaticamente le e-mail in arrivo. Se lo ritenete pratico, potreste creare regole per spostare automaticamente i messaggi in alcune cartelle specifiche che avete precedentemente creato, contrassegnarle come importanti, o addirittura eliminarle se provenienti da mittenti indesiderati. Questo è un modo piuttosto semplice per mettere ordine in modo del tutto automatico nella propria inbox e-mail.

3. Disicrivetevi dalle newsletter che non vi interessano

Nessuno mette in dubbio l'utilità delle newsletter che, nonostante siano una tecnologia piuttosto “datata”, risultano ancora estremamente utili, specialmente se si desidera rimanere aggiornati su alcuni argomenti che rientrano nei propri interessi. C'è da dire, però, che talvolta ad alcune newsletter ci si iscrive per sbaglio (magari quando si crea l'account per accedere al servizio specifico offerto da un certo sito) e, se non si fa attenzione, nel giro di poco tempo ci si potrebbe ritrovare letteralmente inondati da e-mail commerciali provenienti da queste ultime. Per dare un po' di “respiro” in più alla vostra casella di posta in entrata, dunque, vi consigliamo di disiscrivervi dalle newsletter che non vi interessano (per farlo basta cliccare sul link Unsubscribe o Disiscriviti che solitamente è presente in calce ai messaggi provenienti da queste ultime e seguire le istruzioni che compaiono a schermo). Se ricevete ancora e-mail da un mittente dopo esservi disiscritti dalla sua newsletter, contrassegnate questi messaggi come spam.

4. Fate buon uso delle e-mail “usa e getta”

Collegato al punto precedente, vi suggeriamo anche di fare buon uso delle e-mail “usa e getta”, specialmente quando avete la necessità di iscrivervi a un sito che utilizzerete una volta soltanto. Di cosa si tratta? Come suggeriscono il loro nome, si tratta di indirizzi temporanei che è possibile creare con appositi tool online (tra i più famosi ci sono TempMail e YopMail) da adoperare per registrarsi a servizi, partecipare a promozioni o scaricare risorse senza compromettere la propria privacy o intasare la propria casella e-mail. Da qualche tempo, Apple permette ai suoi utenti di realizzare e-mail temporanee sfruttando la funzione Nascondi la mia email di iCloud+, disponibile su iPhone e iPad aggiornati ad iOS/iPadOS 15 o versioni successive e sui Mac aggiornati a macOS 12 o versioni successive.

5. Fate regolarmente pulizia nella vostra inbox

Come quinto e ultimo consiglio vi suggeriamo di fare regolarmente pulizia della vostra inbox. Pur prestando attenzione a tutti i suggerimenti che vi abbiamo dato finora è praticamente certo che, di tanto in tanto, la vostra casella di posta elettronica si “sporcherà” con qualche messaggio indesiderato o con qualche comunicazione che non è comparsa nella cartella corretta. Riservare un momento specifico della settimana per fare un po' di pulizia potrà sopperire al problema.

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