Perché le e-mail finiscono nello spam e come evitarlo?

Se i vostri messaggi di posta elettronica vengono puntualmente ignorati da certi contatti, è probabile che finiscano nella loro cartella “Posta indesiderata”. Questo fenomeno, comunemente noto come spam (un termine che si riferisce a messaggi, chiamate o e-mail non richieste, spesso di carattere promozionale), può verificarsi per diverse ragioni. Le vostre e-mail potrebbero finire nello spam perché i vostri contatti potrebbero aver bloccato il vostro indirizzo o le contrassegnano come tali, oppure i provider e-mail potrebbero classificare i vostri messaggi come sospetti a causa di certi comportamenti. Ad esempio, l'invio massiccio di e-mail o l'uso di particolari parole nell'oggetto o nel corpo del messaggio possono far scattare i filtri anti-spam. Per evitare che le vostre e-mail finiscano nello spam, esistono accorgimenti pratici che potete adottare. Se invece è la vostra posta in entrata a subire questo problema, con messaggi importanti che finiscono nella cartella spam dei vostri account Gmail, Outlook, Libero, Virgilio o iCloud, è possibile risolverlo intervenendo su alcune impostazioni del vostro account e-mail.

E-mail contrassegnate come spam: le cause

Le e-mail possono essere considerate spam per diversi motivi. Analizziamo le cause principali.

Dominio in blacklist

Se il dominio da cui inviate le e-mail è stato inserito in una blacklist di provider o servizi anti-spam, tutti i messaggi provenienti da quell'indirizzo verranno automaticamente considerati sospetti. Questo può accadere se il dominio è stato segnalato più volte o associato a pratiche di spam.

Invio massiccio di messaggi

L'invio di un numero elevato di e-mail in un breve lasso di tempo può far pensare ai provider che si tratti di una campagna di spam. Anche se le e-mail sono legittime, i filtri anti-spam potrebbero bloccarle se si verificano picchi sospetti di invio.

Uso di termini “proibiti”

Alcune parole o frasi possono far insospettire i filtri anti-spam. Termini come “gratis”, “offerta”, “affare imperdibile” e simili oppure l'uso eccessivo di maiuscole o punti esclamativi nell'oggetto o nel corpo del messaggio sono spesso associati a messaggi promozionali indesiderati.

Configurazione errata dei parametri

Se si gestisce una newsletter e i parametri di configurazione del server e-mail (ad esempio, DNS, SPF, DKIM) non sono impostati correttamente, le e-mail inviate potrebbero non essere riconosciute come legittime e finire nello spam. Questo accade soprattutto quando si utilizzano server di posta non verificati o mal configurati.

Presenza di link a siti poco sicuri

I filtri anti-spam analizzano i link presenti nelle e-mail. Se i collegamenti rimandano a siti considerati pericolosi o non sicuri, le probabilità che l'e-mail venga contrassegnata come spam aumentano drasticamente.

Come evitare che le e-mail finiscano nello spam

Per evitare che le e-mail che inviate finiscano nella posta indesiderata, è necessario prestare attenzione ad alcuni dettagli che, come sempre, possono fare la differenza.

Innanzitutto, nello scrivere una qualsiasi e-mail, vi suggeriamo di utilizzare un oggetto chiaro e conciso, che non contenga termini promozionali o eccessi di punteggiatura (soprattutto punti esclamativi). Nello scrivere l'oggetto e il testo della mail, inoltre, evitate l'utilizzo del maiuscolo. Dal momento che gli invii massivi standardizzati possono far scattare i filtri anti-spam degli indirizzi altrui, meglio personalizzare il contenuto dei messaggi che inviate, senza copia-incollare il testo da inviare ai vostri destinatari. Discorso diverso qualora la vostra necessità sia quella di scrivere a un elevato numero di persone uno stesso messaggio, magari perché desiderate creare una newsletter. In questo caso specifico potreste ricorrere a software ad hoc utili a questo scopo, a patto di configurarli correttamente. Oltre a ciò, fate attenzione all'inserimento dei link: se questi sono troppi oppure rimandano a siti poco sicuri, potrebbero insospettire i filtri anti-spam e i vostri messaggi andrebbero a finire nella posta indesiderata dei vostri destinatari.

Se nonostante questi accorgimenti relativi alla “forma” continuate a riscontrare problemi, potrebbe essere il caso di accertarvi che il vostro server di posta sia configurato correttamente (ad esempio, attraverso SPF, DKIM, DMARC). Se non avete la più pallida idea di come configurarli, potreste fare una ricerca mirata su Google usando come termine di ricerca come configurare [parametro] (sostituendo “[parametro]” con “SPF”, “DKIM” o “DMARK” e seguendo poi le indicazioni disponibili online.

Come sbloccare le e-mail nello spam

Se notate che e-mail importanti che ricevete finiscono regolarmente nella cartella spam e volete trovare un modo per evitarlo, potreste provare a risolvere la cosa mettendo in pratica i seguenti tips.

1. Contrassegnate l'e-mail come “Non spam”: la maggior parte dei provider e-mail permette di selezionare i messaggi nella cartella spam e contrassegnarli come “legittimi”. Questo aiuta il sistema a riconoscere che le e-mail di quel mittente sono sicure e dovrebbero consentirvi di riceverle nella inbox senza problemi.
2. Aggiungete il mittente alla rubrica: inserendo l'indirizzo e-mail dei vostri mittenti tra i contatti, si riducono le probabilità che i loro messaggi futuri finiscano nello spam.
3. Create filtri o regole: molti servizi di posta elettronica (tra cui Gmail, Outlook, Libero, Virgilio o iCloud) offrono la possibilità di creare filtri o regole per spostare automaticamente le e-mail di certi mittenti nella posta in arrivo, ignorando i filtri anti-spam predefiniti. Vi suggeriamo, quindi, di attivare questi filtri, soprattutto se il problema della mancata ricezione dei messaggi riguarda indirizzi specifici e avete pertanto la necessità di agire in modo chirurgico su questi ultimi.
4. Controllate regolarmente la cartella spam: pur seguendo questi suggerimenti, di tanto in tanto capiterà di perdere alcuni messaggi, in quanto contrassegnati erroneamente come indesiderati. Ecco perché controllare di tanto in tanto la cartella relativa allo spam (magari 1 o 2 volte a settimana) può aiutarvi a ridurre il più possibile le probabilità di perdervi messaggi importanti.

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